AF SOLUTIONSAutomatisieren heißt, einen Ablauf festzuschreiben. Das ist ein Vorteil, solange der Ablauf stimmt — und ein Problem, sobald er es nicht tut. Deshalb kommen drei Fragen vor jedem Werkzeug.
Erstens: Passiert das oft genug?
Ein Handgriff, der zweimal im Monat vorkommt, lohnt keinen Workflow, auch wenn er nervt. Ein Handgriff, der zwanzigmal pro Woche vorkommt, lohnt ihn fast immer — selbst wenn er einzeln nur zwei Minuten kostet. Die Häufigkeit entscheidet, nicht der Ärger.
Nicht der lästigste Vorgang gehört zuerst automatisiert, sondern der häufigste.
Zweitens: Läuft er jedes Mal gleich?
Wenn drei Leute denselben Vorgang auf drei Arten erledigen, ist der Ablauf nicht unklar dokumentiert — er existiert schlicht nicht. Wer ihn in dem Zustand automatisiert, gießt eine Zufälligkeit in Beton. Erst aufschreiben, wie es laufen soll, dann bauen.
- Was löst den Vorgang aus — ein Anruf, eine Mail, ein Formular?
- Welche Angaben braucht er, damit er überhaupt startbar ist?
- Was ist das Ergebnis, an dem man erkennt, dass er fertig ist?
- Welche Ausnahme gibt es, und wer entscheidet sie?
Drittens: Wer merkt es, wenn er stehen bleibt?
Jeder Workflow fällt irgendwann aus: ein Anbieter ändert eine Schnittstelle, ein Passwort läuft ab, ein Formular bekommt ein neues Feld. Was zählt, ist nicht, ob das passiert, sondern ob es jemandem auffällt — am selben Tag, nicht am Monatsende. Ohne diese Rückmeldung ist Automatisierung ein blinder Fleck mit Zeitersparnis.
Ein Ablauf, den niemand überwacht, ist kein Fortschritt, sondern ein Risiko mit besserer Laune.
Wer alle drei Fragen beantworten kann, braucht für die Umsetzung meist weniger Zeit als für die Antworten. Und wer sie nicht beantworten kann, hat gerade den eigentlichen Auftrag gefunden.